Det kan være svært at holde de bedste interne møder. Og det er ikke altid, vi kan lide at holde møder, om det så er internt eller eksternt. Men af en eller anden grund elsker vi at planlægge dem. Oftest får man intet ud af møderne. Endda lange møder fører tit ikke til noget. Eller så træffer man gode beslutninger, der ikke bliver realiseret. Der er stort potentiale i at holde møder. Men du kan gøre meget bedre for at forbedre effektiviteten og resultaterne, der kommer ud af interne møder.
Der findes mange undersøgelser, der har analyseret, hvordan man holder de bedste interne møder. I lang tid var det opfattelsen, at man skulle have forskellige personligheder for i en gruppe før det kunne lykkes. Kan du huske personlighedstesterne? Det var ret logisk og vi antog bare, at det skulle være sådan. Man indførte endda personlighedstest nogle steder i ansættelsesprocedurer. En speciel undersøgelse hos Google har dog vist, at vi i alle disse år har taget fejl.
Find ud af, hvad Googles undersøgelse blandt andet viste, og få tips til gode råd for at få det bedste ud af interne møder i virksomheden.
(Læs også: Giv dig selv den bedste start på dagen)
1. Skiftende mødeledere
Hvis din virksomhed har faste mødegrupper, er det en god idé at skifte mødelederne, så alle får lov til at være leder i løbet af tiden. Skiftende ledere betyder, at alle i sidste ende bliver mere involveret i de forskellige møder.
Oftest bliver møderne overtaget af dem, der snakker højest: De ekstroverte. De introverte har masser at byde ind med, men får ikke altid lov til at sige noget. Men hvis de får lov til at være ledere en gang imellem, oplever de, hvor nemt det er at deltage i samtalen.
Jo flere, der byder ind med noget, desto mere produktivt bliver møderne. Og undersøgelser har vist (blandt andet Google’s), at introverte er de bedste mødeledere, fordi de er gode til at se folk, der har noget at sige, men holder det tilbage.
2. Lighed mellem mødedeltagerne
Når I træder ind i mødelokalet, burde alle virksomhedsroller forsvinde med det samme. Bare fordi du er virksomhedsejeren, betyder det ikke at du får mest ud af mødet ved at overtage alt. Hvis alle skal kunne byde ind med noget, så skal alle være lige. Det gælder også for din højre hånd som det gælder for rengøringsmedarbejderen, hvis det er nødvendigt at han eller hun deltager.
En god måde, du kan skabe lighed på, er at optimere mødelokalet og inventaret. Et rundt bord skaber stor lighed. Med et rundt bord er der ingen, der er i centrum, ingen, der skiller sig ud, og alle er dermed lige.
3. Lige taletid
For at få mest ud af deltagerne, skal alle have nogenlunde samme taletid til mødet. Som skrevet under første punkt, så tager ekstroverte tit over. Ofte fortsætter de, selvom de ikke har noget produktivt at sige længere.
Med lige taletid undgår du ineffektive og uproduktive møder, da man får mest af at høre alles meninger. Lige taletid er meget vigtigt, hvis du skal holde de bedste interne møder. Lige taletid sikrer, at alle føler, at deres input bliver værdsat. Og det sikrer videre, at de ikke holder sig tilbage, når de har noget godt at sige.
4. Hold korte tidsfastsatte møder
Bliv enige, hvor lang tid mødet skal foregå. Er det 5 minutter, 10 minutter eller længere? Og hold jer til det. Kortere møder har vist sig at være mere effektive, da længere møder har vist sig at have indhold, der bevæger sig væk fra formålet med mødet. Lange og mange møder tager også effektiviteten væk fra resten af arbejdstiden for deltagerne.
Hav gerne mindst et tydeligt og stort ur, som alle kan se.
5. Ansvarsdeling
Del ansvaret i gruppen. Der skal helst være en mødeleder, en skribent, en beslutningstager og en tidtager.
Mødelederen bestemmer, hvornår holdet skal holdes, sørger for at alle får lige taletid, sørger for at alle holder sig til normerne, osv.
Skribenten starter med at fortælle om mødets formål, samarbejder med lederen, tager noter, skriver referat og deler det bagefter.
Beslutningstageren er den, der skal træffe den endelige beslutning, hvis der er lige uenighed i gruppen efter diskussion. Beslutningstageren bliver også ansvarlig for selve beslutningen.
Tidtageren holder øje med, at mødegruppen ikke bruger mere tid end nødvendigt på unødvendige diskussioner, varetager sig af det tekniske (whiteboards, computere, o.l.) og slutter mødet, når tiden er gået.
Sørg for at alle får lov skiftes om rollerne og ansvar til hvert nye møde.
6. Byd uenigheder velkommen
Lad være med at gå ud fra, at bare fordi alle er enige, så er det den rette beslutning. Prøv at finde nogen, der bare har den mindste indvendig mod beslutningen. Snak derefter så om vedkommende alligevel har fat i noget kritisk.
Vær konstruktive og kritiske over alle beslutninger. Lige meget, hvor godt noget ser ud, betyder det ikke, at der findes skjulte ulemper, der kan ødelægge det hele for virksomheden. Sørg for at der altid er nogen, der er uenig med en beslutning.
7. Vær åben overfor alle slags idéer
Lige meget, hvor tåbeligt en idé end må lyde, så lad være med at afvise den med det samme. Lav en mødepolitik, der siger, at alle idéer skal vendes og diskuteres på lige vilkår. Lav en mødepolitik, at der er ingen, der griner ad en idé. Lige meget hvor sjovt det end må lyde fra lytterens side.
Mange gode idéer er blevet inde i folks hoveder, fordi de er blevet bange for at komme ud med dem. Blandt andet fordi de tidligere er blevet grint ad og måske blevet kaldt dumme. Men en kultur, der afviser ingen idéer, får du de deltagende til at føle sig velkommen med at byde ind med alle deres idéer. De gode som de dårlige.
Og hvor mange tåbelige, sindssyge og idéer har der ikke været, der blev succesfulde? Mange mennesker så elektricitet som en døgnflue og endda satanisk i starten, bare for at nævne et eksempel.
8. Alle deltagere skal forberede sig til mødet
Hvis bare en enkelt mødedeltager ikke har forberedt sig til mødet, bliver det svært at få det optimale ud af det.
Mødelederen skal i god tid melde om, hvornår mødet skal foregå, så alle har tid til at forberede sig.
9. Et møde, et formål
Hold et møde for hvert formål. Hvis du blander forskellige formål sammen i et møde, bliver det forvirrende for deltagerne.
Lav eventuelt også møder til diskussioner om et emne og senere et møde om beslutningstagen om samme emne, så deltagerne får lov til at tænke over det først.
10. Vurdér mødets nødvendighed
Er det overhovedet nødvendigt at holde mødet? Er det ikke allerede klart, hvad resultatet bliver? Kan jeg selv træffe beslutningen nu? Eller er det overhovedet nødvendigt at træffe den beslutning?
Nogle møder er vigtigere end andre, og der er nogle møder, der slet ikke er nødvendige. Unødvendige møder er tidsspilde for alle sammen. Vurdér altid om et møde er nødvendigt eller ej.
11. Inkludér kun nødvendige mødedeltagere
Der er ingen grund til at holde møde med alle medarbejderne i din virksomhed, hvis ikke alle kan byde ind med noget.
Endnu engang er det tidsspilde, både for selve mødet og den unødvendige deltagende.
Hvad Google har fundet ud af som det vigtigste
Som nævnt i starten af artiklen, så har gode møder intet med personligheder at gøre. Google’s research, Project Aristotle, der omhandlede at lave de bedste teams, viste, at de vigtigste ved møder er normer. Ikke personlighedstests og ikke bare tilfældige normer. De rigtige normer.
Og hvad er så disse rigtige normer? Skiftende mødeledere, lige taletid, lighed mellem mødedeltagerne, ansvarsdeling, osv. Alt det, du lige har gennemgået, der har med selve mødet at gøre. Det handler først og fremmest at inkludere alle og at alle får lige taletid. Google’s research viste, at så længe man implementerer de rigtige normer i grupperne, ikke enhver norm, så får man de bedste resultater ud af dem.
Du kan sætte superkloge mennesker i samme gruppe, men det garanterer ikke nogen resultater, hvis du ikke får dem til at bruge de rigtige normer.
