Eisenhower matricen, også kaldt vigtig-haster-matricen, er et værktøj, der handler om opgaveprioritering. Den er opkaldt efter Dwight D. Eisenhower, der blandt andet var præsident i USA mellem 1953 og 1962.
Før han blev præsident, var han en general i det amerikanske hær og var de allieredes øverste kommandør i anden verdenskrig. Ansvaret som øverste kommandør indebar en masse daglige opgaver, som han ikke kunne nå med de begrænsede timer, han havde. Han begyndte at udvikle et system, Eisenhower matricen.
(Læs også: Find balancen mellem arbejds- og privatliv)
Eisenhower matricen
Første kvadrant
I første kvadrant, haster-vigtig, skal du skrive de opgaver, der skal laves her og nu. Disse opgaver skal du have 100% fokus på at bruge din tid på.
Opgaver i første kvadrant kan være vigtige e-mails, der skal svares hurtigst muligt, kunder, der skal betjenes, pakker, der skal sendes, opgaver, der skal udføres for at andre opgaver kan begyndes, indkøb, der er essentielle, og lignende.
Anden kvadrant
I anden kvadrant, vigtig – ikke haster, har vi vigtige opgaver, der kan udskydes. Disse opgaver skal du planlægge, så du kan udføre dem, når de bliver hastesager.
Denne kvadrant består af opgaver, der ligner opgaverne fra første kvadrant, eneste forskel er, at disse fra anden kvadrant har en deadline, der er lidt længere fra dem, der haster.
På et tidspunkt bliver disse opgaver hastesager, og når de bliver det, skal du flytte disse til første kvadrant. Hvis du ikke har flere opgaver i første kvadrant, kan du med fordel begynde på opgaver fra anden kvadrant og udføre dem,.
Tredje kvadrant
I tredje kvadrant, haster – ikke vigtige, har vi opgaver, der skal laves her og nu, men som umiddelbart ikke er vigtige, at det er dig, der skal udføre dem. Det kan være, at der er en anden i din virksomhed, der kan udføre disse opgaver lige så godt, hvis ikke bedre, som du kan. I det tilfælde kan du uddelegere disse til andre i virksomheden.
Hvis du ikke har ansatte eller ikke kan outsource sådanne opgaver, er det nødvendigt at flytte dem op på første kvadrant, så de er færdige i rette tid.
Fjerde kvadrant
Fjerde kvadrant består af ikke vigtige opgaver, der ikke haster. Her bliver det lidt mere personligt, fordi kvadranten består mest af personlig tidsspilde. Det kan være noget som tidsbrug på sociale medier, videoer, der ikke har noget med arbejde at gøre eller lignende.
Det kan stadig også omhandle arbejdsopgaver, der er relateret til virksomheden, der dog har intet at gøre med dine umiddelbare virksomhedsmål, dvs. opgaver, der på ingen måder gavner virksomheden lige nu og kan vente i uger, hvis ikke måneder.
Sådan bruger du Eisenhower matricen
Sørg for at skrive opgaverne ind på matricen inden du kommer i gang med din arbejdsdag, så du lige fra starten kan begynde at udføre de vigtigste opgaver.
Jeg gør det selv sådan, at skriver morgendagens opgaver, når jeg er færdig med gældende dags ditto. Så ved jeg præcis, hvad jeg skal komme i gang med næste dag. Nye opgaver, der dukker op, kan altid tilføjes til listen.
Sørg for at holde dit privat- og arbejdsliv separat. Hvis du har mange gøremål i det private, kan du lave en matrice til det formål ved siden af én, du har til arbejdet.
Hold det simpelt og overskueligt. Lad være med at have for mange opgaver på listerne på én gang. Gerne højst 5-6 opgaver i hver kvadrant. Hvis der er andre opgaver, der ikke kan være i matricen, lav så en liste over dem separat fra matricen. Tilføj så disse opgaver til matricen, når der er plads til dem.
Fordele ved brug af Eisenhower-matricen
Dine arbejdsopgaver bliver meget mere overskuelige, når du opdeler dem efter princippet og giver dig selv et godt overblik over dagens opgaver. Opgaveplanlægning er optimering af din tidsbrug.
Ikke mindst bliver du mere effektiv og kan nå at lave vigtige opgaver i tide eller med god tid tilovers.
Og det giver en fantastisk følelse, når man kan krydse en vigtig opgave af og især også når man kan se alle de opgaver, man har nået i løbet af dagen.
Det kan dog være svært at bestemme, hvilke opgaver der skal lægges hvor i starten. Men du lærer det hurtigt.
Artikel fra online magasinet
Denne artikel blev først udgivet i den første udgave af online magasinet, Startup Magazine. Læs den gratis her.
