Denne sektion i din forretningsplan beskriver din organiseringen af din virksomhed. Det er den praktiske del af din forretning. Dit administrative system, praktisk information, personale og IT-anvendelse blandt andre er som du skal have med i din forretningsplan.
Du får med denne artikel grundlæggende forklaring på, hvad hver delsektion skal indeholde.
Får du skrækkelige kuldegysninger, når du tænker på bogføring, skatteindberetninger, moms, bank, revisorer, regninger og lønadministration? Du er ikke den eneste iværksætter eller selvstændig, der har det sådan.
Trods den følelse er det egentlig ikke så slemt. Sæt et system op. Gør udførslen af opgaverne til en vane. Så burde det blive til en nem sag for dig i sidste ende. Organisation kræver et system.
Ved at skrive denne del af din forretning sørger du for at du får en god organisation i din forretning. Du gør det meget nemmere for dig selv at drive virksomheden. Og hvis du har ansatte, får de ingen tvivl om, hvad det er de skal.
Hvis du skal bruge din forretningsplan til at søge finansiering, viser du din læser, at du har styr på din organisering af din virksomhed. At du har styr på det grundlæggende og kan dermed fokusere på andre ting.
Indholdet af Organisering af virksomheden
Der er 12 delsektioner i sektionen om din virksomheds organisation, hvilket består af:
- Praktisk information om virksomheden
- Virksomhedsform
- Bankforbindelse
- Rådgivere
- Krav til beliggenhed
- Nødvendigt udstyr ved opstart
- IT-anvendelse
- Personalet
- Forretningspolitikker
- Regnskabs- og administrative rutiner
- Forsikringer
- Sparringspartnere
Relateret: Opret en enkeltmandsvirksomhed | 2022
Din organisations information burde du kunne hurtigt komme igennem. Såfremt du har styr på dem. Det punkter, du mindst skal have med, er følgende:
Virksomhedsnavn
Adresse
Postnummer
By
Hjemmesideadresse
Hovedtelefonnummer
Kontakt e-mail
CVR-nummer
Virksomhedsnavn
Dit virksomhedsnavn skal du have sikret på CVR.dk, der er det centrale virksomhedsregister i Danmark. På samme side kan du tjekke om det virksomhedsnavn, du tænker at ville bruge, allerede er taget.
Hvis du har svært ved at komme på et navn kan du søge inspiration stort set over alt. Du får sidst i artiklen et link, hvor du kan finde inspiration. Vigtigst er, at du finder på et navn, som er let at huske, og er ikke brugt af andre i forvejen.
Adresse
Du har forhåbentligt styr på adressen til din virksomhed. Hvis du er en startup, kan du måske starte din virksomhed på din private adresse. Hvis du er lejer, skal du sikre dig, at det er i orden med din udlejer. Hvis du har problemer med at finde et kontor eller lokation, kan du spørge din kommunes eller regions erhvervsudviklingscenter om hjælp. De er som regel meget hjælpsomme. Enten har de selv et kontor, du kan leje billigt, eller så har de altid et bredt netværk, de kan udnytte.
Hjemmeside
Du skal have din hjemmesideadresse med, hvis du allerede har en hjemmeside. Hvis du ikke har en, kan du i første omgang sørge for at købe domænenavnet. Det er rimeligt billigt. Resten må du sørge for på den måde, du foretrækker det. Du kan enten lave det selv eller få en anden til at lave det.
Hvis du ikke har kendskab til at lave hjemmesider, men vil gerne lave den selv, kan du få hjælp til at designe den på YouTube-videoer. Du får et link til en YouTube-video ved slutningen af artiklen.
Hovedtelefonnummer
I nogle brancher er det vigtigt at have et telefonnummer, der er let at huske. Især i brancher, hvor der er højt konkurrenceniveau og kunderne er private. Du kan også fremstå mere professionel, hvis du har et nummer, der er nemt at huske. Problemet er bare, at de numre, der er nemmest at huske, er de dyreste. Med det kan være det værd for dig og din virksomhed, hvis du finder det rette nummer.
Du får et link med til en virksomhed, der sælger telefonnumre, nederst på artiklen.
Du har forhåbentligt din egen hjemmeside med eget domænenavn. Din e-mailadresse føles meget mere professionelt, hvis folk kan kontakte dig til en adresse, der har relation til dit virksomhedsnavn. E-mailadresser fra domæner som Gmail eller Outlook er gratis og gode at have som privatperson. Men det går ikke an som virksomhed. Brug dit eget domænenavn som kontakt@dinhjemmeside.dk
CVR-nummer
Hvis du ikke allerede har det, skal du have skaffet et CVR-nummer. Det kan du gøre på førnævnte CVR.dk. Hvis du ikke forventer at tjene over 50.000 kr. i løbet af en periode på 12 måneder, kan du sagtens køre din virksomhed uden CVR-nummer. I det tilfælde skal du bruge dit CPR-nummer på de bilag, du sender ud til kunderne. Du kan nøjes med at sende de første 6 cifre, men du skal sende de sidste 4 med, hvis det bliver krævet af kunden.
Eventuelt sociale medier
Hvis du har en aktiv indsats på de sociale medier, som Facebook eller Instagram, kan du tilføje adresserne på din virksomheds konti.
Eksempel på formular til Praktisk information om virksomheden
Du kan bruge en formular lavet på Word eller Excel til at vise din information om din organisation. Et eksemplar:
Virksomhedsform
Skriv, hvad for en virksomhedsform du bruger til din virksomhed. Du kan meget enkelt bare skrive formen eller du kan forklare dit valg, hvis det er nødvendigt.
De mest almindelige virksomhedsformer er enkeltmandsvirksomhed, anpartsselskab (ApS), interessentskab (I/S) og aktieselskab (A/S). Hver form har sine egne krav, fordele og ulemper. Hvad kravene er, kan du læse på CVR.dk.
Bankforbindelse
Som en organisation har din virksomhed brug for en bankforbindelse. Enkeltmandsvirksomheder har lovmæssigt ikke pligt til at etablere en erhvervskonto. Det er nok med en privat konto separat fra din egen personlige konto. Dog har de fleste banker et krav om, at man skal have etableret en erhvervskonto, lige meget hvad virksomhedsformen er. Det begrundes normalt med kontrol mod hvidvaskning af penge, som de har pligt til at overvåge. Snak med din bank, hvis du ikke allerede har gjort det.
Erfaringen siger, at det tit er nemmere og billigere at snakke med ens nuværende bank, når man skal oprette en erhvervskonto. Men det kan nogle gange betale sig at undersøge ens muligheder grundigt. Man kan sommetider finde en billigere mulighed.
Du kan blot skrive, hvilken bank din virksomhed vil bruge eller allerede har. Begrund kun dit valg, hvis det er nødvendigt.
Rådgivere
Dine rådgivere kan være en revisor, bogfører, bankrådgiver, erhvervskonsulent fra din kommune eller advokat.
Det er ikke et lovkrav, at du får lavet en årsrapport, hvis din virksomhed er en enkeltmandsvirksomhed eller interessentskab. Men du skal stadig udføre bogføring. Uanset hvad, kunne det være en god idé at få en revisor til at lave en årsrapport for din virksomhed. De har nemlig styr på alle regler, love og fradrag. I sidste ende kan det spare dig penge, selvom revisorer kan være dyre.
Din bankrådgiver kan hjælpe dig med at træffe erhvervsrelaterede beslutninger. Du skal tænke på, at de har interesse i at du skal kunne tilbagebetale dit lån med renter oveni. Det er i deres største interesse, at det går godt for din virksomhed. Derfor har de også erhvervskonsulenter, der kan hjælpe dig med at træffe de rigtige beslutninger.
Som tidligere nævnt under første delsektion, har du mulighed for at får hjælp af en erhvervskonsulent lokalt gennem din kommunes erhvervsudviklingscenter. Deres arbejde består ikke kun i at hjælpe dit med at finde et kontor. De kan hjælpe dig på mange måder. Kontakt dit lokale erhvervsudviklingscenter for at finde ud af, hvad de kan hjælpe dig med.
Tit er der brug for en advokat. Hvis du er en startup og har brug for juridisk hjælp, kan du tit få en indledende gratis rådgivning. Det kan du tit få ved at ringe og snakke med dem.
Skriv, hvilke rådgivere du vil gøre brug af. Du skal inkludere navn, virksomhed og stilling som minimum. Og skriv, hvad de vil hjælpe dig med.
Krav til beliggenhed
Kravet til beliggenhed angår, hvor du din virksomhed skal have base henne. Hvad er kriterierne, du skal opfylde for at få mest ud af din forretning? Det kan også blot handle om at du har brug for at leje et billigt kontorlokale eller bygning.
Hvis du ikke har tænkt over det, skal du have sat kriterier op for, hvor det skal være. Når du har fundet ud af det, kan du som tidligere nævnt få hjælp af din erhvervskonsulent fra kommunen.
Nødvendigt udstyr ved opstart
Hvad har du brug for af udstyr for at starte din virksomhed eller projekt? Nogle har brug for en masse udstyr, mens andre kan starte med det samme, siden de allerede ejer det nødvendige hjemme.
Det nødvendige udstyr kan f.eks. være computere, telefoner, biler, produktionsudstyr, kontorinventar eller andre.
Skriv, hvad der er brug for. Inkluder deres priser og eventuelt hvor du køber dem.
IT-anvendelse
Hvilket software er nødvendigt for driften af organisationen? Er det noget, der eventuelt skal outsources?
Software kan være noget, du skal bruge i din arbejdscomputer. Office-pakken, lønadministration, billedredigering, logistik, bogføring og lignende. Det kan også være produktionssoftware.
Nogle gange kan et program være alt for dyrt at anskaffe, hvorimod det er mere overkommeligt at outsource programbruget hos en anden virksomhed. Og på den måde kan man måske få det virksomhed til at drive den del af forretningen.
Skriv, hvad der er brug for af software. Inkluder deres priser og eventuelt om det er noget, der skal outsources.
Personalet
Inden du beslutter dig for, hvor mange og hvilken type personale du vil ansætte i din organisation, bør du overveje, hvilke arbejdsopgaver du selv kan og vil udføre, og hvilke opgaver, der kan sendes ud til underleverandører.
Hvor mange ansatte har du behov for fra start og på længere sigt? Hvad skal de lave, og hvornår skal de ansættes? Løn- og øvrige personaleforhold kan du også tilføje i din tekst. Hvis du skal bruge et rekrutteringsfirma til at ansætte medarbejdere, kan du også inkludere det.
Forretningspolitikker
Dine forretningspolitikker er vigtige for din organisation. De skal være dine vejledninger til, hvordan du fører forretning med dine kunder og eventuelt leverandører.
Mulige politikker kan være indenfor, priser, rabatter, betalingsbetingelser, reklamation, garantiydelser, service, kundebetjening og personale.
Regnskabs- og administrative rutiner
Hvem tager sig af bogføring? Momsafregning? Regninger, inkasso, lønninger, regnskaber, indkøb, kundeservice og telefonpasning?
Som nævnt i starten af artiklen vil det blive meget nemmere for dig, hvis du har et system sat op omkring regnskab og administration. Det system er først og fremmest planlægning og uddelegering af opgaver. Derefter er det selve den daglige udførsel, der disciplineret skal gentages hver dag.
Hvis du har personale eller I er et team, skal du/I have delt opgaverne ud til dem. Hvis du er solopreneur (enmandsvirksomhed) skal du fortælle, hvilke opgaver du selv står for. Hvis der er noget, der skal outsources, som bogføring og regnskab, skal du skrive det med og hvem der står for det.
Forsikringer
Har du styr på, hvilke forsikringer du skal tegne? Nogle er lovpligtige, andre valgfrie.
Hvis du har ansatte i virksomheden, skal du have tegnet arbejdsskade- og erhvervssygdomsforsikring. Hvis du har gæld i din ejendom, skal du have en bygningsbrandforsikring. Rådgiveransvarsforsikring i mange tilfælde, hvis du er rådgiver. Produktansvarsforsikring, hvis du har produkter. Alt afhængigt af din branche, kan der være forskellige forsikringer, du er forpligtet til at tegne med et forsikringsselskab.
Du kan også frit vælge at tegne forsikringer, der f.eks. dækker driftstab, drift, transport, udstyr, maskine, IT og netbanksindbrud. Andre kan være personlige som sygeforsikring, ulykkesforsikring, ledighedsforsikring.
Kontakt dit forsikringsselskab, hvad de kan hjælpe dig med. Priserne fra selskab til selskab kan variere meget. Oftest kan du få et selskab til at lave et tilbud også sammenligne med en anden. Eller du kan bruge hjemmesider, der indhenter tilbud fra forskellige selskaber. Du får et link med til en af dem nederst på artiklen.
Undersøg og skriv, hvad der er krav for din virksomhed. Derefter kan du skrive om, hvad du har valgt af det, der ikke er obligatorisk, men relevant.
Sparringspartnere
Har du nogen, der kan hjælpe dig med at udtænke idéer, finde muligheder og træffe de rigtige beslutninger? Eller nogen, der kan hjælpe dig med at lære dele af administrationen, som du ikke er god til?
Til forskel for dine rådgivere, f.eks. din revisor eller advokat, kan dine sparringspartnere findes tættere på dig. Venner, familie, personligt netværk, professionelt netværk, osv. Eller det kan være inde fra virksomheden. Bestyrelse, ledelse, medarbejdere.
Nogle gange kan man være heldig med at finde en mentor. En selvstændig erhvervsdrivende, der har været igennem det samme som du er i gang med at gå igennem. Mentorerne elsker at dele ud af deres erfaringer. Mange af dem gør det gerne gratis, mens andre kan kræve lidt for deres ekspertise. Hvis du kender nogen, du kunne tænke dig at have som mentor, prøv at kontakte dem. Du kan ende med at få værdifuld hjælp.
Det, der vil være interessant for din læser, er, om du har en eller nogle sparringspartnere, der har en eller anden ekspertise. Det kunne være at du har en ven, der arbejder indenfor samme kategori som dit produkt. Eller et familiemedlem, der kan hjælpe dig med at forstå bogføring. Eller en bekendt, der er god til strategier. Måske en anden iværksætter eller selvstændig, der er i gang med stort set samme proces som dig.
Hvis du har sparringspartnere, skal du skrive om hvem de er, hvad deres kvalifikationer er og hvad de vil hjælpe dig med.
Afslutning
Administration og regnskabsførelse kan være træls. Men du kan gøre det mindre træls ved at organisere din organisation. Endnu mere arbejde, der kan være træls, men noget, der vil gøre dit arbejde nemmere lang tid fremover.
Din organisation skal have gode rammer. Virksomhedsform, bank, rådgivere, beliggenhed, udstyr, IT, personale, politikker, rutiner, forsikringer, sparringspartnere. Alle er til for at din forretning kan trives. Alle er til for, at du skal have et godt grundlag til at du kan producere og/eller sælge dit produkt eller servicere dine kunder.
Eksterne links
- Det Centrale Virksomhedsregister, CVR.dk Tryk her
- Guldnumre.dk, gode danske telefonnumre til salg. Tryk her
- Firmanumre.dk, tilbyder også gode danske numre. Tryk her
- Dansk YouTube-video om at lave egen hjemmeside med WordPress. Tryk her
- En anden dansk YouTube-video om WordPress plus WooCommerce. Tryk her
- kristianole.dk’s guide til de bedste webhoteller. Tryk her
- Få 3 forsikringstilbud til erhverv. Tryk her
- Dialogdesigneren.dk’s guide til at finde på et virksomhedsnavn. Tryk her
